Medewerkers inwerken? Zelluf doen met een app!

De meeste grote organisaties hebben te maken met procedures en apparatuur die nieuwe medewerkers moeten leren/kennen. Tijdrovende klus dat inwerken en het gaat ook nog eens gepaard met onzekerheid bij de nieuwe collega en (daardoor?) fouten of tijdvertraging en ook dat is kostbaar. Wij herkennen dat wel als grote school instelling (docenten moeten hun weg vinden in software voor de lessen, voor aanwezigheidsregistratie, voor hun loonstrook, het kopieerapparaat en zo kunnen we nog wel even doorgaan). Onze studenten hebben ook te maken met ‘inwerken’, binnen de schoolmuren (kapsalon, werkplaats, elo, laboratorium) in de kennis en vaardigheden van hun nieuwe beroep, en tijdens hun stage moeten ze ook nog een heel bedrijf leren kennen..

Dat kan toch anders? – Ja, soms kan een oplossing heel simpel zijn. En in de simpelheid ook meteen supergoed werken😊. Dat kwam Erik Liet van Mad Multimedia ons gisteren uitleggen, met een app GPAL die zij ontwikkeld hebben om deze processen enorm te vereenvoudigen. Het principe is dat in elk bedrijf een aantal mensen werken die exact weten hoe alle procedures en apparaten in elkaar steken en die kennis wordt vervolgens anytime, anywhere beschikbaar gesteld aan alle nieuwe medewerkers. Makkie!

Een voorbeeld van de oude situatie; op een grote machinekamer van een schip of een technische werkplaats beginnen 8 nieuwe technisch medewerkers (of mbo-stagiaires). Zij worden door hun leermeester ingewerkt maar die heeft natuurlijk ook ander werk te doen. En het handboekje is niet heel duidelijk geschreven en/of nogal tijdrovend en omslachtig om precies te vinden wat je nodig hebt. Veel tijd gaat verloren aan onzekerheid en wachten op de uitleg van de leermeester.

Met de app gaat dat anders. In de nieuwe situatie loopt de nieuwe medewerker naar een bedieningspanel of apparaat waar hij iets mee moet doen en daarop zit een ibeacon of een QR-code. Op zijn mobiele telefoon treft hij de bijpassende set korte video’s aan die de leermeester eerder al heeft gemaakt. Hij ziet daarop exact wat hij wel of niet moet doen en hoe. Als de handeling die hij moet uitvoeren nog steeds niet duidelijk is kan hij een vraag stellen via de app, bijvoorbeeld aan collega’s die meer ervaring hebben. Nou zeg je natuurlijk ‘hoezo nieuw?’ want instructievideo’s, QR-codes en chats bestaan al vele jaren. Eens, maar als je deze snel en intuïtief werkend samenbrengt in een professionele app die een bedrijf zelf blijvend kan vullen en aanpassen heb je toch wel iets moois in de vingers (en de winnaar van de innovatie competitie van defensie in 2015 om dat te bevestigen). De app wordt al in aardig wat bedrijven gebruikt en er komen meer grote pilots aan. Erik en zijn collega’s begeleiden natuurlijk de opstartfase, hoe maak je goede instructievideo’s, opdrachten, hoe richt je de chat in etc.

Wat hebben wij aan deze kennis in het mbo? – Ten eerste hebben wij ook jaarlijks te maken met groepen nieuwe medewerkers die soms horendol worden van alle verschillende software-pakketten die ze moeten kennen. Wij hebben overal wel handleidingen voor maar waar je die kunt vinden is soms een zoektocht op zich. We hebben wel een Yammer app maar deze wordt helaas nog niet krachtig ingezet. Als je er een vraag stelt blijft het meestal stil, 99% van de collega’s reageert zelf niet terwijl daar de app juist voor bedoeld is.. Ook wij hebben nog veel te winnen met onze eigen apps en software:-)

Maar veel interessanter is natuurlijk onze student die wij zo goed mogelijk willen toerusten op een mooie baan en carrière in het werkveld. We zouden kunnen beginnen met het creëren van mini- video’s op alle apparaten in onze eigen werkplaatsen, laboratoria, leerwerkbedrijven en de studio’s (leuke klus voor derdejaars?). Studenten kunnen dan nog beter zelfstandig aan de slag met opdrachten en uitdagingen. Maar als we een stap verder gaan, stel dat wij samen met onze vaste leerwerkbedrijven aan de slag gaan met het vullen van zo’n app, dan zouden onze studenten hun ‘volledige’ inwerkprogramma al bij ons op school of thuis kunnen doorlopen voordat zij beginnen in de keuken of het kinderdagverblijf. Zo halen wij de actuele kennis van bedrijven onze school in en besparen we de bedrijven een enorme hoeveelheid tijd en energie. Nog mooier is het misschien als onze studenten meerdere inwerkprogramma’s van verschillende verwante beroepsgroepen kunnen doorlopen en zo hun kansen op een baan enorm verhogen.

Erik, dank voor je inspirerende verhaal en Miranda, Eduard, Ger Jos en Esmeralda leuk dat jullie net zo nieuwsgierig waren als ik:-).

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *